Tietosuojaseloste – Asianajotoimisto Muhonen Oy

1. Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Muhonen Oy
Y-tunnus: 3571769-3
Puh: +358458566113
Sähköposti: jukka@muhonenlaw.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Jukka Muhonen
Sähköposti: jukka@muhonenlaw.fi
Puh: +358458566113

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, toimeksiantojen toteuttamiseen, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, palvelun kehittämiseen ja palvelujemme markkinointiin.

Keräämme vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia niiden käyttötarkoituksen kannalta.

Verkkosivustomme kautta on mahdollista antaa palautetta ja ottaa yhteyttä uutta toimeksiantoa  varten. Tiedot vastaanottaa yrityksen toimitusjohtaja tai hänen sijaisensa. Yhteydenottajilta pyydetään säännönmukaisesti toimeksiannon tekemiseen ja esteellisyystarkistukseen liittyviä lisätietoja. Sekä oma-aloitteisesti annetut että erikseen pyydetyt tiedot käsitellään luottamuksellisesti.

Henkilötietojen asianmukaisella selvittämisellä ja tietojen käsittelyllä pyrimme myöskin varmistamaan palveluidemme turvallisuuden ja väärinkäytösten estämisen.

4. Oikeusperuste

Kun olet asiakkaamme tai olet neuvottelemassa toimeksiannosta kanssamme, tietojesi käsittely perustuu pääsääntöisesti tarpeeseen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa sinä olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi sinun pyynnöstäsi.

Muun henkilön osalta käsittely perustuu tämän suostumukseen, lakisääteisiin velvollisuuksiimme tai toimistomme tai asiakkaamme oikeutettuun etuun (myös silloin kun kyse on jonkun toisesta kuin asiakkaastamme).

Joissain tapauksissa jälkimmäisessä virkkeessä mainitut perusteet saattavat soveltua henkilötietojesi käsittelyyn, vaikka olisit asiakkaamme.

5. Tietolähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään sinulta itseltäsi, toimeksiannon antamisen, markkinoinnin, verkkosivujen käyttämisen tai yhteydenottopyyntöjen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii tai yhteisön verkkosivuilta. Työntekijöidemme ja työnhakijoiden tiedot saamme heiltä itseltään.

Tietoja voidaan kerätä myös viranomaisilta tai julkisista rekistereistä (esim kaupparekisteri ja pakotelistat) tai vapaasti tietoverkossa saatavissa olevista lähteistä tai maksullisten palveluiden kautta ennen toimeksiannon vastaanottamista tai sen hoitamisen yhteydessä. Tämä koskee myös toimeksiantoihin liittyvien asiakkaidemme vastapuolten tietoja, sekä muiden toimeksiantoon liittyvien henkilöiden, kuten todellisten edunsaajien tietoja.

6. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö

Yksilöinti- ja yhteystiedot*

Nimi / yhteisön edustajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, asema tai tehtäväalue yrityksessä, Y-tunnus, kuva, henkilön edustajan nimi ja syntymäaika/henkilötunnus.

Tuntemistiedot*

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) edellyttämät tuntemistiedot ja pakotelainsäädännön edellyttämät tiedot sekä juridisesti ei velvoittavien pakotteiden mukaiset tiedot, muun muassa henkilötunnus, asuinmaa, kansalaisuus, määräysvalta ja asema yhtiössä, sekä selvitys liiketoimeen liittyvien varojen alkuperästä, henkilöllisyystodistuksen kopio tai sähköisen tunnistamisen kautta saadut tiedot ja pakotelistatarkistuksissa saadut tiedot.

Asiakassuhteeseen ja toimeksiannon hoitamiseen liittyvät tiedot ja viestintä*

Toimeksiantojen hoitamiseen ja niihin liittyvien henkilöiden tiedot, sähköisen allekirjoituksen kautta tulleet henkilön todentamistiedot ja muut toimeksiantomateriaali sekä viestintä.

Maksu- ja laskutustiedot*

Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot, luottotarkistustiedot ja asiakastunniste (henkilötunnus) tai muu asiakkuussuhteen yksilöivä tieto.

Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot

Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin tai henkilötietojen käsittelyyn antamaa suostumusta koskevat tiedot sekä edellä mainittujen suostumusten peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot.

Koulutukseen, asiakasviestintään ja markkinointiin liittyvät tiedot

Koulutusten ja muiden tapahtumien osallistujatiedot.* Asiakastyytyväisyyskyselyt sekä muut asiakasviestintää ja markkinointia koskevat henkilötiedot, kuten sähköpostiosoite.

Muut rekisteröidyn antamat vapaaehtoiset tiedot

Tietoja, joita rekisteröity antaa esimerkiksi palautteen, yhteydenottopyynnön tai muun viestinnän yhteydessä.

Evästeitä koskevat tiedot

Sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, IP-osoite, verkkosivujemme haku- ja selailutiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot.

*Pakolliset henkilötiedot, joiden antaminen on välttämätöntä esimerkiksi sopimukseen tai lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi ja toimeksiantojen hoitamiseksi, muiden palveluiden tuottamiseksi tai meidän oikeutettujen etujemme turvaamiseksi.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole tarpeen toimeksiannon toteuttamiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.

Yritys voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, kuten ICT-palveluiden tuottajalle. Tällöin varmistetaan sopimusvelvoitteilla ja mahdollisesti teknisillä ratkaisuilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan erityistapauksissa luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötiedot sijaitsevat tietojärjestelmätoimittajiemme palvelimilla, toimiston omilla palvelimilla sekä työntekijöiden työasemilla. Paperimuodossa olevia asiakirjoja voi poikkeustilanteissa olla toimistossamme ja toimiston arkistossa.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin ja sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Suostumuksia ja kieltoja säilytetään niiden voimassaoloajan. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.

Toimeksiantoja koskevia tietoja säilytetään vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole perusteltua.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei yritystä velvoittava lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä, tarkastaa omat henkilötietosi, pyytää niiden oikaisua,  poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä, vaatia siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, peruuttaa suostumuksesi, olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi sekä tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
www.tietosuoja.fi

Huomioithan kuitenkin, ettet välttämättä voi käyttää kaikkia oikeuksiasi kaikissa tilanteissa. Niiden käyttämiseen vaikuttaa se, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään.

10. Tietoturva

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja suojataan teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Kaikki asiakkaiden toimeksiantojen yhteydessä antamat sähköiset tiedot säilytetään salatussa muodossa. Käyttöoikeudet on rajattu vain tehtäväänsä varten valtuutetuille henkilöille.

11. Evästeet ja verkkosivun analytiikka

Verkkosivusto käyttää evästeitä toiminnan ja analytiikan mahdollistamiseksi. Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimen asetuksista.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Selostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Uusin versio julkaistaan verkkosivuilla ja tulee voimaan julkaisuhetkellä.